Finden statt Suchen

Dokumente automatisiert kategorisieren und schnell wiederfinden

Die Herausforderung

Sie verbringen viel Zeit damit, Dokumente auf Ihrem Rechner oder in Dateiablagen zu suchen.

Die Hindernisse

Die Dokumente sind hierarchisch organisiert. Die Strukturen sind historisch gewachsen, stark verästelt und schwer zu durchschauen. Es gibt daher viele denkbare Ablageorte für ein Dokument.

Unsere Lösung

Sie investieren ein wenig Zeit in eine automatisierte Ableitung von Dokumenten-Eigenschaften an Hand von Meta-Daten und finden so Ihre wichtigen Dokumente schnell wieder.

Dokumente automatisiert kategorisieren nach ...

Person

Autor, Empfänger, Absender des Dokuments, z.B. "Max Mustermann"

Organisation

Organisation, die das Dokument betrifft , z.B. "Supermarkt X" oder "Firma Y"

Schlagwort

Schlagwort, das den Inhalt beschreibt z.B. "Steuer", "Haus", "Einkauf"

Kategorie

Hierarchische
Kategorie , die das Dokument einordnet, z.B. "Projekt X"

Dokumente schnell wiederfinden, z.B. ...

Für meine Steuererklärung brauche ich alle steuer-relevanten Handwerker-Rechnungen des letzten Jahres.

Ich filtere die Liste aller Dokumente nach

Dokumentenart "Rechnung"
Dokumenten-Datum "letztes Jahr"
Schlagwort "Steuer" und
Kategorie "Handwerker"

Ich suche eine Präsentation, die ich für einen Kunden in den letzten beiden Wochen angepasst habe.

Ich filtere die Liste aller Dokumente nach

Dokumentenart "Präsentation"
Änderungsdatum "letzte zwei Wochen"
Schlagwort "Kunde"

Ich filtere die Liste aller Dokumente nach

Zugriffsdatum vor vorletztem Jahr
Enthält nicht das Schlagwort "Aufbewahrungspflichtig"

Ich möchte die Dokumente auf meinem Rechner aufräumen und will daher wissen, welche nicht-aufbewahrungspflichtigen Dokumente ich in den letzten beiden Jahren nicht verwendet habe.